Si queremos compartir nuestros trabajos y/o recetas con nuestros compañeros de ESAH, ya estén escritas en Word, en una presentación de PowerPoint o en Corel, por poner un ejemplo, lo mejor es exportarlas a un formato que pueda ser visualizado en cualquier ordenador personal, con independencia de su Sistema Operativo: Windows, Mac, Linux… y de si tiene o no instalado el correspondiente programa de procesamiento de texto o tratamiento de imágenes.

Indiscutiblemente, el formato que se ha impuesto desde hace años, por ser multiplataforma y ser uno de los más extendidos por Internet para intercambio de documentos es el formato PDF (acrónimo del inglés Portable Document Format o formato de documento portátil) desarrollado por la empresa Adobe Systems.

Para poder visualizar este tipo de documentos debemos tener instalado en el ordenador un programa que se llama Adobe Reader, y si no deberemos descargarlo a través de la página de Adobe http://get.adobe.com/es/reader/ Si tienes un Mac, desde la aplicación Vista Previa puedes visualizarlos directamente. Ya podemos leer ficheros en formato PDF, pero ¿como los generamos?

La solución profesional y que algunas empresas tienen instalada en sus ordenadores, es tener licencias del programa Acrobat, que aparte de pasar a formato PDF y poder editarlo, crea formularios, protege la información, facilita la colaboración entre usuarios…

Veamos ahora como podemos hacerlo desde nuestros ordenadores domésticos. Si tienes un ordenador con sistema operativo Mac, no tienes ningún problema ya que tan sólo basta que imprimas el documento y selecciones, en la ventana de impresión, PDF / Guardar como PDF.

Si queremos modificar el orden de las páginas de un PDF creado o combinar varios PDF, lo único que necesitamos es abrir la aplicación Vista Previa y en la barra lateral -que deberemos tener desplegada- arrastrar las páginas hasta su nueva ubicación. También podemos arrastrar desde el Finder un nuevo documento PDF hasta la barra lateral para combinarlo o borrar las páginas que no deseemos.

Desde Windows la cosa se complica un poco, pero no mucho. Si en lugar de trabajar con el paquete Office de Microsoft (Word, PowerPoint…) lo haces con el paquete gratuito OpenOffice tampoco tienes problemas ya que sus componentes Writer, Impress… (primos hermanos de Word, PowerPoint…) permiten exportar directamente a formato PDF.

Otra posibilidad, si trabajas con Office de Microsoft, es instalar una aplicación gratuita que se llama PDFCreator. Una vez descargada desde el icono Download PDFCreator, es tan sencillo como ejecutarla y seguir las instrucciones.

A partir de ahora tendrás una nueva impresora en el sistema llamada PDFCreator,  de manera que si quieres pasar un documento a PDF tan sólo tienes que imprimir y seleccionar esa impresora. Seleccionas Guardar en la ventana que aparece y seleccionas el destino donde quieres almacenar el nuevo fichero, ya en formato PDF.

Si quieres combinar varios ficheros PDF, por ejemplo para juntar varias recetas en un trabajo, ejecutas esta aplicación desde el icono que tendrás en el escritorio, y podrás agregar documentos PDF que pondrás en cola de impresión, cambiar el orden, añadir desde el “portapapeles”… y una vez que tengas todos los ficheros colocados, lo puedes combinar e imprimir en un sólo documento.

Al final tendremos un documento PDF que deberemos subir a la red para que sea visible por nuestra audiencia, pero esto ya es cosa de otra entrada.

Esta entrada fue publicada el 2 de septiembre de 2009 en nuestro blog Ars Coquendi – El arte de guisar.